Prosjektadministrasjon

Studenter som velger dette prosjektet vil med andre ord ikke jobbe med et prosjekt som starter fra "scratch", noe som i stor grad bestemmer både administrasjon og gjennomføring av prosjektet. Et slikt prosjekt blir heller aldri "ferdig" siden det hele tiden kommer til mer og oppdatert stoff. Man kan derfor ikke ferdigstille Al Mashriq og se på det som et endelig produkt.

Arbeidsmetoden og administreringen blir dermed en helt annen enn dersom man skulle utvikle et produkt fra start til mål. Oppgavene i et slikt prosjekt vil kunne defineres som selvstendige delprosjekter som i stor grad kan fordeles på prosjektdeltagerne.

Organiseringen av prosjektet denne våren mener vi har fungert utmerket. I starten av prosjektet ble det sammen med veileder definert hvilke oppgaver vi burde jobbe med. Det fleste oppgavene var av en slik karakter at det var naturlig å fordele disse på de ulike prosjektdeltagerne. Oppgavene i seg selv var ikke så store eller krevende at vi så noe behov for å jobbe flere på samme oppgave. Vi valgte en prosjektleder som skulle fungere som kontaktperson ovenfor veileder, og hadde som hovedoppgave å sørge for fremdriften av prosjektet. Prosjektlederen hadde som oppgaver å:

• holde møter og skrive referater
• organisere arbeidet slik at de som hadde tid hjalp de andre
• sørge for kontinuerlig fremdrift av prosjektet
• ta avgjørelser når veileder ikke var tilstede
• holde oversikt over hva som gjenstod av arbeid og planlegge det videre arbeidet
• ta hånd om nytt stoff som tilkom og fordele dette

Prosjektleders jobb var ikke så krevende som det kan høres ut i og med at den enkelte prosjektdeltager som regel sørget for å planlegge, gjennomføre og innhente informasjon/hjelp selv. Alle prosjektdeltagerne var kompetente og innsatsvillige, og prosjektet ble gjennomført uten stor grad av styring fra prosjektleders side.

For å kunne drifte og administrere serverene på en skikkelig måte satte vi en person til å jobbe med dette. I løpet av prosjektperioden vokste denne oppgaven til også å støtte andre prosjektgrupper med lignende oppgaver. I ettertid har det vist seg at dette var en bra løsning, siden slik drifting tar mye tid, og krever at de som jobber med det har god oversikt over tilstanden til serverene til enhver tid. Vi vil derfor anbefale å sette en person til drift og administrasjon av serverene også ved senere prosjekter.

Det eneste som vi til tider synes kunne være litt slitsomt var at oppdragsgiver/prosjektveileder hadde veldig mange ideer. Det er i og for seg veldig positivt, men når veileder en uke etterpå har glemt denne ideen og lurer på hva det er vi driver med, kan det bli litt frustrerende. Dette var ikke noe stort problem, men litt irriterende. Det førte bla. også til at noen delprosjekter tok lengre tid enn nødvendig.

Det er viktig å tenke godt gjennom hvordan ting er blitt gjort tidligere før en setter i gang siden det dreier seg om store mengder stoff. Det er også mange brukere av Al Mashriq som det må tenkes på. Ved fjerning og flytting av stoff må det opplyses om hvor/hvorfor det er flyttet/fjernet. Dewey Decimal Classification System må benyttes når nytt stoff legges ut for at det skal være mulig å finne fram.

Vi har også mange gode kilder som skaffer tilveie mye bra stoff og som kan skaffe stoff som vi ønsker å legge ut. Det største problemet som oppstår når stoff skaffes av eksterne kilder er at vi må innehente tillatelse fra forfatteren for å kunne legge det ut, med mindre det kommer direkte fra den som har rettighetene. Innhentelse av tillatelse tar som regel noe tid, og når slik skriftlig (pr mail,fax,brev osv.) tillatelse skaffes tilveie skal det legges en link til denne. I tillegg skal det fremkomme hvem som krediteres på alt av stoff som ikke er egenprodusert eller som BL selv har fremstilt.

Når man er avhengig av eksterne kilder for å skaffe informasjon blir det ofte vanskelig å planlegge en fremdriftsplan 100%. Det er derfor viktig at man er fleksibel når det gjelder gjennomføringen av et slik prosjekt. I tillegg vil det som regel komme til flere oppgaver/delprosjekter underveis som kanskje vil kreve en omprioritering av de delprosjektene som er tenkt gjennomført. For å ha en kontinerlig fremdrift i prosjektet hadde vi noen delprosjekter som vi viste vi kunne gjennomføre. I de tilfellene hvor vi sto fast eller måtte vente av andre grunner, kunne vi alltid ha fremdrift ved å jobbe på disse.

En del av prosjektarbeidet går også ut på å finne andre måter å presentere informasjon på. Her er det viktig at man tenker på hvem det er som bruker Al Mashriq. En stor del av våre brukere har tildels svært dårlige linjer og har heller ikke alltid det siste av browsere, plug-ins og annet utstyr for å kunne lese informasjonen som legges ut. Størrelsen på bilder og lyd, mengden og organiseringen av tekst må ordnes slik at den er lett å finne fram og navigere i.